Una de las virtudes más importantes para emprender un negocio online es la organización y la disciplina que nos imponemos a la hora de hacer las tareas del día a día. Para ayudarte en esta misión quiero presentarte Google Calendar, un servicio de Google que es realmente útil y sencillo además de gratuito.
Hoy quiero continuar el tema con el que empecé ayer sobre cómo aumentar nuestra productividad como emprendedores.
Ayer te hablé del lector de RSS Feedly y hoy quiero seguir con Google Calendar.
Son dos herramientas muy distintas pero que nos ayudan a organizarnos mejor y de una forma más eficiente.
Índice del artículo
¿Qué puedo hacer con Google Calendar?
Google Calendar reúne las características de una agenda y un calendario electrónicos donde puedes anotar citas, reuniones o crear eventos.
Además al pertenecer a Google puedes sincronizarlo con Gmail e invitar a tus contactos a los eventos que crees.
Por defecto tus calendarios son privados pero puedes compartirlos con quien quieras. Como buen emprendedor puedes compartirlo con tus socios o con tus clientes.
Me gusta mucho la opción que te da Google Calendar de tener varios calendarios diferentes. Puedes crearte uno meramente profesional y hacerlo público y otro privado personal.
[Tweet «Organiza bien tu tiempo y serás mucho más efectivo y eficaz en el trabajo»]Además según el tipo de negocio puede interesarte publicar el calendario en tu sitio web, característica que también está disponible y que puede ayudarte a mejorar la comunicación con tus clientes.
Primeros pasos en Google Calendar
La interfaz de Google Calendar permite a los usuarios ver, agregar y arrastrar eventos sin tener que recargar la página.
Es muy intuitiva y ofrece mostrar la información en varias vistas como diaria, semanal y mensual. Además puedes agregar de una forma muy sencilla eventos de calendario pinchando en la zona horaria que desees y rellenando los datos del evento que te solicitan.
Un aspecto social que me ha gustado mucho es que los eventos que vas creando pueden ser comentados por los demás usuarios que pueden acceder a tu calendario. Además una de las principales ventajas es que los datos se guardan online por lo que tu claendario puede compartirse y ser visto desde muchos lugares al mismo tiempo.
Configurar un evento
Esta es una parte realmente muy sencilla. Lo primero que encontrarás al registrarte de forma gratuita es una interfaz limpia y clara al estilo de Google. Seleciona el día que deseas y haz clic en cualquier espacio de ese día.
Se abrirá una pequeña pestaña donde puedes darle un nombre al evento. Por defecto la duración es de 1 horapero lo puedes modificar. Si quieres editar más parámetros simplemente elige la opción «Editar Evento«.
Ahora verás la cantidad de posibilidades de configuración que puedes elegir.
Algunos ejemplos son:
- Duración
- Día
- Lugar
- Descripción
- Color de las notas de tu calendario
- Tipo de aviso
- Privacidad del evento
Otra interesante opción es que puedes repetir un mismo evento durante varios días. Por ejemplo yo tengo el evento «Trabajo» y lo repito de forma automática todos los días laborables. De esta forma se facilita la redacción de eventos repetitivos.
Alarmas
¿Eres una de esas personas que no tiene buena memoria como me pasa a mi?. No te preocupes, Google Calendar sale a tu rescate con su sistema de alarmas.
Tiene tres modalidades de aviso:
- SMS
- Correo
- Ventana Emergente
Tu eliges la forma que mejor se adapte a tus necesidades.
1. Google se encarga de avisarte por email, enviándote un mensaje con la información del evento que hayas configurado. De manera que recibirás un email en tu cuenta de correo con la antelación que especifiques.
2. Ventana emergente. Es una forma mucho más directa ya que el popup se mostrará en tu pantalla mientras trabajas o navegas por la web. La principal ventaja es que se te mostrará la ventana independientemente del ordenador en que te encuentres aunque no es tan permanente como el email.
3. Por SMS. Esta es la forma que yo utilizo ya que sólo te hace falta el móvil. Muy útil si estás desplazándote o no estás siempre en tu oficina. No soporta todas las operadoras españolas. La lista la tienes aquí.
Conclusión
Me ha parecido una herramienta muy útil y que además es gratuita.
Lo que más me ha gustado es poder compartir tu agenda con quien quieras, de forma que los demás puedan saber tu agenda de los próximos días. Ganarás tiempo, porque tendrás que realizar menos llamadas telefónicas informando de tus próximos planes y lo tendrás todo organizado de una forma mucho más profesional.
Puede servirte para organizar tu negocio o incluso tu día a día cotidiano. Te recomiendo que lo pruebes porque al tener una interfaz fácil no requerirá que pases mucho tiempo en aprender a utilizarlo y si ves que no es lo que estás buscando siempre puedes dejarlo.
Maria Luisa says
Uffff, no sé!!! En general suelo usar el calendario en mi iPhone para cosas personales, y el de Outlook, para cosas de curro…
Javier López says
Claro que si Maria Luisa, hay cabida para ambos sistemas. Tan sólo utiliza aquellos con los que te sientas más cómoda.
Marta says
Totalmente de acuerdo! A mí me resulta super útil, además que teniéndolo sincronizado con el móvil cualquier evento se añade también al calendar en versión web.
Javier López says
Hola Marta, es una pasada el calendario y además si tienes iPhone como es mi caso, se sincroniza solo con el calendario del móvil.